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Fülle von Informationen effizient verwalten
Wie lassen sich Informationen effizient verwalten? Im Zeitalter der Informtionsschwemme wird diese Frage immer wichtiger. Das Thema beschäftigt alle "Kopfarbeiter": Studenten die eine Studienarbeit oder Diplomarbeit erstellen, Menschen die beruflich viele Informationen verarbeiten, wie Wissenschaftler, Projektleiter, Unternehmensberater, Manager, Autoren, Journalisten.
Hier finden Sie eine Testübersicht über einfache Windows-Programme, für den Einstieg in das Wissens- und Dokumenten-Management:
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 ab 39,90 € www.lexican.de |
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 ab 15,00 € www.jbsoftware.de |
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19,57 € www.mindwarp-consultancy-software.com |
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39,90 € www.huksoft.de |
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kostenlos www.remlapsoftware.com |
Was wurde getestet?
Getestet wurden die grundlegenden Funktionen zum Verwalten von Informationen auf dem Dekstop oder in kleinen Netzwerken:
- Wie unterstützen die Programme die Übernahme von vorhandenen Inhalten?
- Wie lassen sich die eingetragenen Inhalte verwalten und organisieren, damit aus Information eigenes Wissen wird?
- Wie schnell und gezielt lassen sich Inhalte aufrufen?
- Welche Unterstützung bieten die Programme, um Inhalte zu veröffentlichen oder weiter zu verteilen?
Literaturverwaltung, Zettelkasten, Knowledge Organizer oder eine Art Desktop-Wikipedia?
Zum Glück gibt es Programme, mit denen sich vielfältige Informationen in unterschiedlichen Formaten verwalten lassen. Wer danach sucht landet bei Programmen zur Literaturverwaltung, einfachen Zettelkästen oder ausgefeilten Knowledge Organizern, die wie eine Desktop Wikipedia funktionieren, jedoch ohne, dass man einen Server einrichten braucht. Im Folgenden werden diese Kategorien kurz erläutert:
Viele Einsatzgebiete für Knowledge Organizer / Desktop-Wikipedia
Der Test auf dieser Webseite behandelt ausschließlich Programme aus dieser Kategorie. Sie bauen auf dem modularen Prinzip der Zettelkästen auf, gehen aber einen Schritt weiter, indem sich Inhalte auch hierarchisch gliedern lassen. Weiterhin ist es möglich Dateien mit der einem Inhalt zu verknüpfen.
Damit ist das Einsatzspektrum dieser Programme sehr groß. Es lassen sich ToDo-Listen zusammen mit Bookmarks und Dateien übersichtlich anordnen. Wissenschaftler und Analysten nutzen die Knowledge Organizer um umfangreiche Recherchen auszuwerten. Es lassen sich Projekte strukturieren, man kann Ideen und Notizen sammeln. Unternehmen setzen solche Plattformen ein, um etwa Abteilungshandbücher mit Inventar und Checklisten elektronisch zu verwalten, oder als Freitext-Datenbanken für den technischen Support. Oft auch als eine einfache und bewährte Form zum Dokumentenmanagement. Ihre Grenzen finden diese handlichen Helfer lediglich, wenn es gilt umfangreiche numerische Daten oder gleichartige Datensätze zu verwalten. In diesem Fall nutzt man besser eine SQL-Datenbank.
Literaturverwaltung. Diese Programme haben ihren Schwerpunkt darin, Autoren und ihre Veröffentlichungen zu verwalten. In der Regel lassen sich zu den erfassten Titeln auch ergänzende Informationen wie Notizen, Dateien und Schlagworte zuordnen. Gemeinsames Kennzeichen ist, dass für die Eingabe über Formfelder (Masken) erfolgt. Professionelle Produkte erlauben das Importieren von Einträgen aus externen Datenbank. Zu den typischen Anwendern gehören Doktoranden und Wissenschaftler. Bekannte Produkte sind: Endnote, Citavi und Litlink. Auf diesen Webseiten finden sich ausführlichere Tests:
Zettelkasten. Programme dieser Kategorie sind einfache Helfer, die das Prinzip der Karteikästen aufgreifen. Schön für alle die mal ein paar Notizen aufschreiben möchten. Beispiele für solche Programme sind Zettels und CUECards. Für etwas umfangreichere Sammlungen sind diese Tools aber kaum geeignet. Dazu fehlt einfach die Möglichkeit Inhalte zu strukturieren und Dateien einzubinden.